MS office Notes in Hindi

MS office Notes in Hindi

MS office Notes in Hindi

यह Post MS office Notes in Hindi  MS Office (Microsoft Office) में अधिक उपयोग होने वाले Software MS Word, MS Excel तथा MS Power Point के लिए बनाई गई है जिसमें इनसे संबंधित तथा इनके Options से सम्बंधित जानकारी दी गई MS Office में बहुत अधिक तथा उपयोगी Options होते हैं जिनके विषय में जानकारी देने का प्रयास किया गया है इसे बनाने में समय लग सकता है इसलिए समय – समय पर इसमें नये Option जोड़कर इसे Update किया जाएगा 

Introduction To MS office

MS office Kya Hai in Hindi

MS Office का पूरा नाम Microsoft Office है जब Microsoft ने 1990 में पहली बार MS Office को प्रस्तुत किया तब इसका मुख्य उद्देश्य ऐसे Software उपलब्ध कराना था जो office में होने वाले कार्यों को लोगों के लिए सरल और बेहतर बना सके इसके लिए प्रारम्भ में MS office में 3 Software रखे गए –

MS Word – Office में Letter, Application, Report, Paragraph formatting आदि Word Processing से सम्बंधित कार्य करने के लिए

MS Excel – Office में Employee sheet/Student Sheet बनाने, Calculation तथा Formula का उपयोग करने, Datasheet तैयार करने, Filter, Sort, Chart आदि option का उपयोग करने के लिए

MS Power Point – Office में होने वाली Meeting के लिए या किसी Project के लिए Presentation तैयार करने के लिए

इसके बाद समय-समय पर MS office ने नए Version बनाए गए तथा MS Word, MS Excel, MS Power point के option में परिवर्तन करते हुए नए options जोड़े गए तथा MS office में कई नई नए Software भी दिए गए 

MICROSOFT OFFICE

1. MICROSOFT WORD

2. MICROSOFT EXCEL

3. MICROSOFT POWER POINT

MICROSOFT WORD

Type of Software – Word Processing Software

Run – Winword

Extension Name – .doc (Old Version), .docx (New Version)

Start Button > Programs > Microsoft Office > Microsoft Word

INTRODUCTION

MS Word एक Word Processing Software है जिसका Use मुख्य रूप से Documentation के लिए किया जाता है इसमें Letter writing, Resume, Bio-Data आदि के साथ अलग-अलग प्रकार के Word Processing कार्य किए जा सकते हैं

Selection Method

Using Mouse

1. Drag
2. Double Click – One Word
3. Triple Click – One Paragraph

Using Keyboard

1. Shift + Arrow – One Character
2. Ctrl + Shift + Arrow – One Word
3. Ctrl + A (Select All)
4. Ctrl + Click – One Sentence

Deletion Method

1. Backspace – Left one. Character
2. Delete – Right One Character
3. Ctrl + Backspace – Left One Word
4. Ctrl + Delete – Right One Word
5.  Select Any Text/Word/Object – Press Delete

CURSOR MOVEMENT

1. Left OR Right Arrow – One Letter Left/ Right
2. Ctrl + Left Arrow – One Word Left Right
3. Click – Place Cursor in Click Position
4. Home – Starting Position of Line
5. End – Ending Position of Line
6. Ctrl + Home – Starting Position
7. Ctrl + End – Last Position
8. Ctrl + Page up – One Page Up
9. Ctrl + Page Down – One Page Down

Home Tab

Saving Document (Ctrl + S)

Ms Word के Document को Memory में Save करने के लिए इसका उपयोग किया जाता है जिससे Save किए गए Document को दोबारा उपयोग किया जा सके

Office button – Save

1. Type Content
2. Office button – Save
3. Save As – Dialog box
4. Dialog Box – File Name & Location
5. Click – Save Button

Save As (F12)

Document में किए गए परिवर्तनों के साथ Document को किसी नाम से किसी स्थान पर Save करने के लिए Save As का उपयोग किया जाता हैं

Office Button > Save As

Open a Document (Ctrl + O)

Save किए गए Document को Open कर सकते हैं जिससे उस Document पर कार्य किया जा सके या उसका उपयोग किया जा सके

1. जिस Location पर File को Save किया गया है वहां से फाइल को Open करें
2. Office Button > Open (Ctrl + O)
3. Office Button > Recent Document

Undo (Ctrl +Z) – User के द्वारा किए गए अंतिम कार्य (Last Work) को Cancel कर देता है

Redo (Ctrl +Y) – Undo के द्वारा किए गए अंतिम कार्य (Last Work) को Cancel कर देता है

Cut (Ctrl + X) – सेलेक्ट किए गए Text/Object को Clipboard में स्थानांतरित (Transfer) कर देता है

Copy (Ctrl + C) –  सेलेक्ट किए गए Text/Object को Clipboard में Copy कर देता है

Paste (Ctrl + V) – Clipboard में रखे गए Text/Object को Cursor की स्थिति (Position) पर Insert कर देता है

Format Painter (Ctrl + Shift + C)

Text के Format को Copy करता है जिसे किसी दूसरे Text पर Paste किया जा सकता है जिससे User को वही format दोबारा बनाने की आवश्यकता नहीं होती है

Example – यदि Document में किसी स्थान पर Heading बनाई गई फिर उसे Colour, Bold तथा Underline किया गया अब यदि ऐसी ही दूसरी Heading बनानी है तब दूसरी Heading Text लिखकर पहली Heading को Select करें Keyboard से Ctrl + Shift + C  Press करें फिर दूसरी Heading को Select करें तथा Ctrl + Shift + V Press करें जिससे पहली Heading का Format दूसरी Heading में Apply हो जाता है

Document Formatting

Font (Ctrl + Shift + F)

• Home Tab > Font Group > Font
• सिलेक्टेड टेक्स्ट का फॉण्ट परिवर्तित करने का कार्य करता है
• Note – MS Office 2007 में Default Font “Calibri” होता है

Font Size (Ctrl + Shift + P)

• Home Tab > Font Group > Font Size

सिलेक्टेड टेक्स्ट का फॉण्ट साइज़ परिवर्तित करने का कार्य करता है

Note – MS Office 2007 में Default Font Size “11 pt.” होता है

• Shortcut Key – Ctrl + ] & Ctrl + [

 Grow And Shrink Font (Ctrl + > and Ctrl + <)

Font Size को अधिक तीव्र गति से बड़ा या छोटा करने के लिए इस Option का उपयोग किया जाता है

Home Tab > Font Group > Grow & Shrink Font

 

Bold, Italic, Underline (Ctrl + B, Ctrl + I, Ctrl + U)

Home Tab > Font Group > Bold/Italic/Underline

Font Style 3 होती है 

COMPUTER – REGULAR                                         COMPUTER – BOLD COMPUTER – ITALIC

UNDERLINE – COMPUTER – Under को Font Style नहीं माना जाता है

SuperScript & SubScript (Ctrl + Shift + + & Ctrl + =)

Home Tab > Font Group > SuperScript & Subscript

Ex-

Super Script > 102 > Select 2 > Press Ctrl + Shift + + > 10²

Sub Script > H2O > Select 2 > Press Ctrl + = >  H₂O

Change Case (Shift + F3)

Selected Text को Upper तथा Lower Case मिलाते हुए 5 अलग-अलग प्रकार के Case में Change कर सकते हैं

Home Tab > Font Group > Change Case

Sentence case – Hello well come. This is my class. Lower case – hello well come. this is my class. Upper case – HELLO WELL COME. THIS IS MY CLASS. Capitalize each word (Title Case) – Hello Well Come. This Is My Class. tOGGLE cASE – hELLO wELL cOME. tHIS iS mY cLASS.

 

 Highlight Color

Text को Highlight Color से Highlight करके उसका Background color Selected किया जा सकता है

Home Tab > Font Group > Highlight Color

COMPUTER

Font Color (Fore Color)Text का Font color Selected किया जा सकता है

• Home Tab > Font Group > Font Color

COMPUTER – COMPUTER

Clear Formatting (Ctrl + Spacebar)

Selected Text से Formatting (Colour, Size, Font, Style आदि को Remove कर देता है लेकिन Highlight Colour Remove नहीं की जाती है)

Home Tab > Font Group > Clear Formatting

Text की Formatting (Color, Size, Style आदि) को Clear कर देता है

Computer – Computer

Strikethrough

Home Tab – Font Group – Strikethrough

Text के Middle में Line Draw करता है

100 – 100

100 – 99

Format Painter (Ctrl + Shift + C)

Selected Text में Set किए Format को Copy करके दूसरे Text पर Apply किया जा सकता है

Example – किसी Text की Formatting को Copy तथा Paste किया जा सकता है जैसे Document में कोई Heading1 बनाई गयी अब इस में की गई Formatting को दूसरी Heading2 में Use करना है तब Heading1 को Select करके Ctrl + Shift + C तथा Heading2 को Select करके Ctrl + Shift + V Key Pres करते हैं

Bullet & Numbering

Paragraph के Starting Point पर Bullet (Sign), Number Insert करता है

·       MCA ·       DCA ·       BCA

Home TabàParagraph Group – Bullet & Numbering

1. MCA
2. DCA
3. BCA

Multilevel List

Home Tab – Paragraph Group – Multilevel List

1. Computer
   1. CPU
   2. Ram

2. Rom

1. Mouse
   1. Left Click
   2. Right Click

Sort

Home Tab > Paragraph Group > Sort

Paragraph को Ascending (A To Z) या Descending (Z To A) Order में क्रमबद्ध (Arrange) करता है

RAJ                                                                                                AJAY

SUNIL                                                                                            RAJ

VIJAY                                                                                            ROHAN

AJAY                                                                                              SUNIL

ROHAN                                                                                          VIJAY

Show/Hide Paragraph Mark

Home Tab > Paragraph Group > Show/Hide   

Document में Paragraph, Spacebar तथा Tab के Use को Mark के प्रदर्शित करता है

Alignment (Paragraph Alignment)

Paragraph का Alignment Left, Center, Right या Justify Position पर Set कर सकते हैं

Home Tab > Paragraph Group > Alignment

Left (Ctrl + L)

Center (Ctrl + E)

Right (Ctrl + R)

Justify (Ctrl + J) – Paragraph की Lines को बराबर कर देता है (अंतिम लाईन को छोड़कर)

Note – MS Office 2007 में Default Alignment “Left” होता है

Line Spacing (Paragraph Spacing)

Paragraph तथा Lines के बीच Spacing को Set कर सकते हैं साथ ही Indent की Setting भी Change कर सकते हैं

Home Tab > Paragraph Group > Line Spacing

1 Line Spacing – Ctrl + 1

2 Line Spacing – Ctrl + 2

1.5 Line Spacing – Ctrl + 5

Note – MS Office 2007 में Default Line Spacing “1.15” होती है

Indent Setting

Border & Shading

Paragraph के लिए Border (Left, Right, Top, Bottom, Inside Outside, All Border तथा No Border) Set कर सकते हैं

नोट – Page का Border तथा Shading Color से Background Color भी Select किया जा सकता है

Home Tab >Paragraph Group > Border & Shading

BORDER AND SHADING

Styles

Document में Paragraph, Formatting, Alignment आदि को Style में Save करके Use कर सकते है

Home Tab > Styles Group > Styles

Steps –

Home Tab > Styles Group > New Style

Find (Ctrl + F)

Document में किसी Text, Word, Format या Special Characters को Search करने के लिए इस Option का उपयोग किया जाता है

Find करते समय Cursor की Position के साथ More Button का उपयोग करके कई अन्य Option के साथ Searching की जा सकती है

Home Tab > Editing Group > Find

Find What – यहाँ Text, Word या Format TYPE या Select किया जाता है जिसे Search करना है

Search Options

1. All – सम्पूर्ण Document में Searching करता है
2. Up – Cursor के आगे Searching करता है
3. Down – Cursor के पहले Searching करता है

Match Case – Upper taथा Lower Case को अलग-अलग Find करता है

Find Whole Words Only – किसी Text को तभी Find करता है जब वह एक Word हो

Use Wild Card – Special Searching के लिए

?a – Search All Characters that second letter is a

[a-c] – Search all letters from a to c

Sounds Like (English) – Search Same Pronunciation Words (Son – Sun)

Find All Word forms (English) – Find all form of word

go went gone

Replace (Ctrl + H)

Find किए गए Text, Word या Format को किसी दूसरे Text, Word या Format से Replace करने के लिए इस Option का Use किया जाता है

Home Tab > Editing Group > Find

Go To (Ctrl + G) या F5

Home Tab > Editing Group > Go To

किसी Page, Section, Line, Bookmark, Comment, Footnote, Endnote आदि तक पहुँचने के लिए इसका Use किया जाता है

Document में किसी Page, Line, Comment, Bookmark, Footnote etc. पर पहुँचाने का कार्य करता है

Select

Home Tab > Editing Group à Select

1. Select All (Ctrl + A) – सम्पूर्ण Document को Select करता है
2. Select Object – केवल Object को Select करता है
3. Select Text with similar format – समान Formatting वाली Text को Select करता है

Spelling and Grammar (F7)

Office Button > Review Tab > Proofing Group

Red Underline – Spelling Error

Green Underline – Grammar Error

Blue Underline – Misplace Word

Example –

• Computree
• This are my book.
• I no you.

Autocorrect

Office Button à Word Options à Proofing à Autocorrect Options Button

Document में Typing करते समय होने वाले Error को Correct करता है

Correct two initial capitals

COmputer >  Computer

Capitalize first letter of sentence

computer is a machine > Computer is a machine

Capitalize first letter of table cells

Name

Age

Course

Fees

Capitalized name of days

sunday > Sunday

Correct accidental usage of caps lock key

cOMPUTER à Computer

Replace text as you types

🙂 > J

(c) > ©

(r) > ®

acn > can

abbout > about

Exception – ऐसे Words जिन्हें Autocorrect से correct न करना हो

corp. of

IDs

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Important Question Answer

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Click Here for Important Question-Answer – Indian History

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